Assallamualaikum Wr. Wb
Hai sobat semua…Salam cinta
buat sobat…
Tulisan saya ini berdasar dari
pengalaman actual yang merupakan hasil penerapan dari pekerjaan yang aku jalani
pada beberapa instansi dan beberapa jabatan/posisi.
Kali ini saya ingin share tentang “Kas
Kecil” yang sering digunakan dan diterapkan dalam perusahaan. Beberapa
istilah lain untuk Kas Kecil adalah “PETTY CASH”.
Kebetulan hal ini dulu juga
merupakan PR yang tidak mudah bagiku karena tidak pengen ada kerancuan
antara Kas Kecil dan Kas Besar.
Sebelumnya akan saya jelaskan dulu
kenapa saya menerapkan Kas Kecil dalam system keuangan pada perusahaan, dan
hal ini secara tidak langsung adalah merupakan KELEBIHAN
DARI SISTEM KAS KECIL
Hal yang mendasari adalah :
1. Saldo Kas Tunai yang tidak
berlebihan
Dengan adanya Kas Kecil, maka dana
kas yang dicairkan dari Bank hanyalah sebesar Saldo Kas Kecil yang ditentukan.
Sehingga kecil kemungkinan adanya pengendapan dana perusahaan ditangan
Pemegang Kas / Kasir.
2. Verifikasi yang lebih ketat
Dengan adanya Pemegang Kas Kecil
maka Finance dan Akunting telah dibantu dalam hal proses verifikasi oleh
Pemegang Kas Kecil. Verifikasi ini dilakukan ketika Pelaku Transaksi mengajukan
bukti transaksi.
3. Intensitas Cash Opname lebih rutin
Frekuensi Cash Opname menjadi lebih
rutin dan lebih teratur karena ketika Pengisian
Kembali Kas Kecil maka Finance dan Akunting akan melakukan Cash Opname
kepada Pemegang Kas Kecil tanpa harus mununggu akhir tahun tutup buku Keuangan.
4. Pembukuan Pengeluaran Kas Kecil
lebih cepat
Akunting dapat segera membukukan
pengeluaran Kas Kecil tanpa harus menunggu lama karena semua bukti akan segera
diserahkan oleh Finance/Pemegang Kas Kecil (setelah Cash Opname Kas Kecil)
kepada Akunting ketika terjadi proses Pengisian Kembali Kas Kecil.
5. Penyimpangan atas Pengeluaran lebih cepat
diidentifikasi
Adanya proses pengisian kembali yang
tidak terlalu lama (kondisional), akan menguntungkan seorang Finance/Akunting
apabila terdapat penyalahgunaan terhadap uang perusahaan yang berasal dari Kas
Kecil. Selain itu juga penyimpangan akan dapat diketahui terhadap operasional
dilapangan dari bukti yang tidak wajar.
Kas Kecil saya sarankan agar efektif maka digunakan apabila sobat ingin melakukan kontrol pengelolaan pada perusahaan yang memiliki Cabang atau Unit Bisnis dan memiliki Kantor Pusat (Head Office). Untuk Kas Besar jika ingin diterapkan adalah pada Head Office (bukan unit bisnis). Hal tersebut tergantung pada kebijakan yang perusahaan sobat pada transaksi yang diperbolehkan pada masing-masing portfolio kas
Oke…sampai dengan penjelasan ini
semoga sobat semua bisa memahami keuntungan adanya Kas Kecil…selain itu juga
tidak ngantuk baca tulisanku…hehe…tenang aja…saya akan lanjutkan sharing tentang
Kas Kecil sepatah-patah…saya coba untuk dari A-Z…yahh walo mungkin saya belum
bisa sempurna dalam memberi penjelasan…btw…mari kita lanjut…
Setelah kita bersama memahami
keuntungannya, mari kita bahas mengenai SUMBER PEMASUKAN KAS KECIL.
Pada intinya Kas Kecil tidak mendapat
Pemasukan dari Transaksi Perusahaan. Pemasukan Kas Kecil hanyalah didapat
dari Pengisian Kembali Kas Kecil.
Dengan begitu, saldonya akan selalu kembali seperti semula setelah diisi
kembali. Jadi rekan2 jangan sampai lupa supaya melarang uang hasil penjualan
masuk Kas Kecil yah…hehehehe
Oke…semakin hangat nih bahasan
kita…(belum sampai Hot loch…wkwkwk)
Selanjutnya saya jelaskan KATEGORI
PENGELUARAN DARI KAS KECIL yang diijinkan atau diperbolehkan dibiayai
dari Kas kita ini. Pada prinsipnya tidak ada aturan yang sangat baku akan hal
ini. Murni hasil nalar serta pertimbangan dan kesepakatan bersama dalam suatu
perusahaan atau instansi. Tetapi biasanya hal tersebut didasarkan kepada tujuan dibentuknya Kas Kecil ini.
Jujur ini bukan hal yang mudah sobat
semua…dulu aku harus merumuskan sekitar 2 hari untuk menentukan kategorinya
serta hal yang mendasari kategori tersebut.
Kategori dan hal mendasari yang saya buat
adalah :
1.
Bukan pembelian untuk Aset Tetap, Capex
Hal ini adalah karena keputusan
pembelian Aset atau Biaya atas Aset Tetap (Capex) bukanlah wewenang dari
Pemegang Kas Kecil.
2.
Usia Ekonomis dari Pembelian Barang tidak lebih dari 1 tahun
Karena ini bukanlah untuk Pembelian
Aset Tetap atau Capex, maka usia ekonomis dari pembelian barang dengan dana Kas
Kecil usia ekonomisnya secara umum tidak lebih dari 1 tahun.
3.
Nominalnya tidak begitu besar
Untuk hal ini bersifat fleksible
tergantung dari kebijakan perusahaan. Kalo aku dulu pake nominal 100 ribu
rupiah sebagai batasan.
4.
Tidak mudah berpindah tangan
Jika kita melihat pada poin 2 tadi,
maka usia ekonomis yang cepat ini bisa dikarenakan jenis barang memang cepat
habis/aus sebelum 1 tahun atau ada factor lain yang membuat seperti itu.
Mudahnya suatu barang berpindah tangan akan membuat umur ekonomis barang tidak
dapat diharapkan lebih dari 1 tahun. Walo harganya masuk dalam kategori. Misal
: Kalkulator.
5.
Tidak termasuk Biaya Operasional Besar (Opex)
Biaya Operasional yang Besar (Opex)
sebaiknya dikeluarkan dari Bank atau Kas Besar dimana wewenang untuk
mengeluarkan berada pada jajaran manajemen. Misal : biaya listrik, biaya
tagihan BBM dll.
6.
Tidak untuk memberikan pinjaman kepada karyawan
Alasannya sama dengan kategori nomor
1 dan 3.
NOTE : Kategori tersebut harus berlaku semua tanpa kecuali
(not “OR” but “AND”)
Baiklah…sampai dengan ini aku harap
semua tidak bingung…dan semakin dalam lagi memahami ciri Kas Kecil…ayo
semangat…aku masih semangat untuk berbagi crita loch…Ganbate!!!
Oke sesudah ini aku akan coba bahas SISTEM KAS KECIL YANG FAMILIAR DIGUNAKAN.
Metode yang sering digunakan adalah IMPREST SYSTEM dimana Pemegang Kas Kecil
tidak melakukan pembukuan ketika terjadi pengeluaran, tetapi pembukuan
dilakukan oleh Akunting ketika terjadi
Pengisian Kembali. Efisien kan?
Pada metode Imprest System ini
memiliki beberapa tahapan proses, yaitu :
1
.
Pembentukan Kas Kecil
Proses ini adalah saat pertama kali
Kas Kecil diisi dengan sejumlah uang yang nantinya dapat digunakan untuk
membiayai pengeluaran operasional terkategori. Biasanya pembentukan dilakukan
oleh Finance atau Akunting dan uangnya diserahkan kepada Pemegang Kas Kecil.
Form yang biasanya digunakan adalah form
Pembentukan/Pengisian Kas Kecil.
Sebaiknya Kas Kecil disimpan dalam
tempat yang aman dan dengan menggunakan pengaman berupa kode. Dengan memakai
gembok juga sebenarnya bisa, tetapi tetap rawan dibongkar secara paksa,
mudahnya dibongkar tergantung pada kualitas gembok tersebut.
Pelaku transaksi melaporkan bukti
pengeluaran Kas Kecil, kemudian Pemegang Kas Kecil menyerahkan uang senilai
nominal yang tertera pada bukti tersebut setelah melakukan verifikasi atas
bukti transaksi tersebut. Bukti disimpan sampai pada saat nanti akan
dilaporkan.
3 Pengisian Kembali Kas Kecil
Jika periode penggunaan Kas Kecil
sudah tiba atau saldo yang tersisa sudah menipis, Pemegang Kas Kecil bisa
mengajukan pengisian kembali saldo Kas Kecil kepada Finance atau Akunting
dengan membuat form yang terkait. Bukti yang akan dilaporkan disiapkan untuk
dilaporkan bersama dengan sisa uang Kas Kecil yang ada. Finance atau Akunting
melakukan perhitungan sisa uang Kas Kecil dan juga menghitung nominal total
bukti yang ada.
Rumus perhitungan : Saldo
Awal Kas Kecil – Total nominal bukti = Sisa Uang Kas Kecil
Setelah semua dinyatakan cocok, maka
akunting dapat membukukan pengeluaran Kas Kecil tersebut dalam jurnal umum
terhadap akun Kas Kecil vs Biaya.
Akun biaya tergantung pada jenis serta kegunaan pengeluaran. Finance mencairkan
uang untuk mengisi kembali Kas Kecil sejumlah Total Nominal Bukti dengan tujuan agar Saldo Kas Kecil kembali
seperti awalnya.
4 Jika terdapat Pengeluaran Kasbon
Pada beberapa tempatku bekerja, ada
system pengajuan Kasbon (Pengeluaran dimuka tapi belum terealisasi alias buktinya
kagak ada coy…). Biasanya setelah pengeluaran terealisasi, baru bukti
diserahkan bersama dengan sisa uang Kasbon jika ada. Untuk case berikut ini,
maka apabila pada saat pengisian Kasbon tersebut masih belum terealisasi, maka
aku gunakan asumsi bahwa “Bukti kasbon belum terealisasi adalah sama dengan
saldo Kas Kecil yang belum digunakan”. Artinya adalah nilai Kasbon tersebut
dianggap masih menjadi uang Kas Kecil yang belum digunakan. KENAPA ya Boss?
Soalnya adalah kembali kita lihat dampaknya….bila Kasbon tersebut telah
dianggap sebagai bukti pengeluaran dan kemudian dibukukan oleh akunting maka
ketika bukti realiasasinya masuk akan terjadi double expense (biaya yang sama
terulang). Selain itu, bukti
dalam bentuk Kasbon tidak dapat diterima sebagai bukti pengeluaran. Kasbon
juga kadang nilai realisasinya bisa lebih juga kurang…tar malah berabe tuh
Akuntingnya…hehe
Secara kenyataan, banyak bukti yang
nilainya tidak genap sesuai dengan pecahan mata uang Negara kita saat ini. Hal
tersebut akan membuat kesulitan para Pemegang Kas Kecil dalam mencairkan uang
agar sesuai dengan nilai Bukti Transaksi. Tapi jangan khawatir, hal tersebut
bukan suatu masalah fundamental atau crucial dalam pelaksanaan Pengelolaan Kas
Kecil.
Penyebab Terjadinya Selisih Pada Kas kecil
1
Kelalain pada saat pengeluaran uang Kas Kecil
Misalnya ada pelaku transaksi memberikan
nota senilai Rp. 100, setelah diverifikasi maka nota tersebut diganti dengan
nominal Rp. 120. Disini pasti akan terjadi “Selisih Kurang” karena uang Kas
Kecil akan menjadi lebih kecil daripada seharusnya. Begitu juga sebaliknya
loch…hehe
2 Pembulatan angka
Misalnya terdapat bukti dengan nilai
nominal Rp. 153 dan kemudian Pemegang Kas Kecil sepakat dengan Pelaku Traksaksi
untuk menggantinya dengan nilai Rp. 150. Disini pasti akan terjadi “Selisih
Lebih” dan begitu juga sebaliknya.
Perlakuan Atas Selisih Kas Kecil
1
Selisih Lebih (karena Kelalaian Pemegang Kas Kecil)
Apabila terjadi selisih lebih karena
Kelalaian Pemegang Kas Kecil, maka
kuminta Akunting untuk mencatatnya sebagai Pendapatan
Lain-lain. Hal tersebut karena aku tidak mungkin munculkan resiko adanya
pihak yang mengaku/mengclaim yang berhak atas kelebihan tersebut. Apabila
memang itu diterima, itu aku wajibkan untuk disetujui terlebih dahulu oleh
Pimpinan dan aku.
2 Selisih Lebih (karena Pembulatan Angka)
Apabila terjadi selisih lebih karena
Pembulatan Angka, maka kuminta
Akunting untuk mencatatnya sebagai bagian dari kategori akun Pendapatan Lain-lain. Untuk perusahaan
asing biasanya menggunakan istilah Akun
Positive Variance.
3
Selisih Kurang (karena Kelalaian Pemegang Kas Kecil)
Apabila terjadi selisih kurang
karena Kelalaian Pemegang Kas Kecil, maka
kuminta Pemegang Kas Kecil untuk mempertanggungjawabkannya dengan mengganti
kekurangannya. Akunting tidak mencatatnya sebagai Biaya lain-lain atau Kerugian. Dengan begitu Finance nantinya hanya
akan mengisi kembali Kas Kecil senilai Total
Jumlah Bukti dikurangi Penggantian dari Pemegang Kas Kecil.
4 Selisih Kurang (karena Pembulatan Angka)
Apabila terjadi selisih kurang
karena Pembulatan Angka, maka kuminta
Akunting untuk mencatatnya sebagai bagian dari kategori akun Biaya Lain-lain. Untuk perusahaan asing
biasanya menggunakan istilah Akun
Negative Variance. Ini pada beberapa perusahaan juga ada yang mencatat
sebagai suatu Kerugian.
Oia sobat…sangat memungkinkan
terjadinya Penolakan Bukti Kas Kecil
loch…
Begini ceritanya…pada jaman Patih
Gajahmada menjabat sebagai Perdana Menteri, beliau memerintahkan Bagian
Keuangan untuk selalu melakukan Verifikasi atas semua bukti
pengeluaran.
Oleh karena itu, bila terdapat bukti
pengeluaran yang meragukan atau tidak sah maka Pemegang Kas Kecil atau Finance
dapat melakukan Penolakan atau Reject terhadap
bukti tersebut. Penolakan sebaiknya disertai alasan yang mendasar dengan adanya
aturan tertulis yang jelas sebagai referensinya. Tetapi pada dasarnya kembali
semuanya juga tergantung kebijakan, bila memang Pimpinan atau Top Manajemen
menerima maka memang sangat memungkinkan penolakan tersebut menjadi tidak
berlaku.
Ok sobatku…sementara ini dulu dan semoga bermanfaat, kalo ada yg ingin sharing sesuatu ke saya dan kebetulan saya punya
pengalaman yg sama, email aja sobat…hehehe…Soalnya kalo saya kupas
tuntas kadang terlalu sangat spesifik…yang jelas disini saya ingin bawa
pengalaman yang sifatnya aplikatif…biar sobat juga memiliki gambaran nyata atas
penerapannya. Jadi saya yakin sekali bahwa artikel saya jujur hehehe... (itu sangat penting sekali....memberi manfaat dimulai dengan sikap jujur...)
Karena kita juga harus memahami juga suatu
konsep SPI (Standar Pengendalian
Internal) jika ingin menerapkan suatu system bagi perusahaan, misalnya
dengan adanya Kas Kecil….next time ya sob, saya akan share konsep SPI buatanku
untuk perusahaan yg sekarang…hehehe…
nah mohon ampun…eh maaf maksudku
atas kurang lebihnya dari tulisanku hari ini…hehehe…sampai jumpa lagi sobat…have nice great day…
Walaikumsalam Wr.Wb
No comments:
Post a Comment