Assallamulaikum Wr.Wb
Salam cinta sobat semua…
Saat ini kita bisa jumpai bahwa
bisnis transportasi menengah dan berat semakin banyak di negeri ini. Dari mulai
bentuk armada kecil, bis, sampai truk.
Dari semua itu kita tahu bahwa
modal utama untuk operasionalnya adalah Bahan Bakar Minyak (BBM).
Sekali lagi bahwa ini semua dari
pengalaman saya. Dimana web atau blog yang saya gunakan berisi materi berdasar
pengalaman yang saya praktekkan dan gunakan sebagai CFO atau COO selama ini.
BBM sebagai modal utama dalam
bisnis transportasi sebagai penggerak suatu armada, ternyata sangat rentan
untuk dijadikan sebagai obyek untuk disalahgunakan. Disalahgunakan dalam hal
ini berarti melalui mekanisme pembelanjaan BBM, para pelaku dapat meraup
keuntungan secara nominal. Dan yang dirugikan pastinya adalah perusahaan yang
membiayai pembelanjaan BBM tersebut.
Saya tidak akan share bagaimana
hal tersebut bisa terjadi atau bagaimana bentuknya,. Karena setiap kejadian
bisa berbeda tergantung dari sistem yang diterapkan oleh perusahaan.
Saya akan share pengalaman saya
untuk mengantisipasi atau meminimalisir terjadinya fraud sehubungan BBM. Tapi
jangan pernah bilang bahwa semua sistem bisa diselewengkan….ya tanpa dikasih
tahu pun saya paham hal tersebut. Sistem selalu bisa dibobol, karena semua
sistem akan lemah kalau sudah bertemu dengan namanya KONGKALIKONG alias
PERSEKONGKOLAN dari orang yang menjalankan sistem.
Saran terbaik saya untuk
pengendalian BBM:
1. Buatlah
kerjasama dengan SPBU
2. Gunakan
sistem voucher yang bernomor urut, dan ada Kop resmi perusahaan
3. Voucher
buatlah bentuk yang eksklusif, saya sarankan bentuknya seperti buku CEK atau BG
(bilyet giro), tapi untuk kertas tidak harus setebal CEK atau BG dari bank.
4. Dalam
buku voucher, tetap akan tertinggal lembar kecil dari voucher (seperti dalam
cek atau BG), dan lembar kecil tersebut akan urut karena tetap tertempel dalam
buku serta pastikan urut.
5. Jika
jumlah armada yang melakukan pengisian dalam 1 hari termasuk banyak, maka pengajuan
haruslah dibuat rekap yang berisi nomor voucher dan nopol armada serta jumlah
satuan BBM yang diisikan sesuai voucher.
6. Voucher
diajukan kepada bagian Keuangan untuk mendapat persetujuan.
7. Persetujuan
dari Keuangan berbentuk tanda tangan serta stempel resmi perusahaan yang hanya
dipegang oleh Keuangan.
8. Apabila
ada voucher yang BATAL digunakan oleh karena suatu hal, maka voucher tidak
boleh dibuang, tetapi tetap dijadikan dalam buku voucher dan dijadikan satu
bersama kertas kecil pasangannya.
9. Voucher
yang batal digunakan harus dibubuhi “Tanda Siliang Besar” atau tulisan “Batal”
oleh Finance/Keuangan.
10. Buatlah
jadwal pengisian yang rutin, misal suatu hari tertentu dan BBM diisi full
(penuh).
11. Usahakan
indikator BBM menyala agar menjadi informasi penguat dalam sistem pengendalian
ini tentang kondisi BBM saat diisi.
12. Pada
saat pengisian, taruh petugas khusus yang bertugas mengawasi pengisian BBM.
13. Nota
BBM warna putih (rangkap 1) dan rangkap 3 untuk SPBU (digunakan untuk penagihan
kepada Keuangan perusahaan kita)
14. Petugas
pengawas dari perusahaan tersebut mendapat nota rangkap 2.
15. Petugas
mengumpulkan semua nota yang didapat, dan dijadikan satu dengan dengan kertas
kecil dalam buku voucher sesuai armada yang diberi nomor voucher tersebut
16. Pada
saat terdapat penagihan, Keuangan akan mendapat Invoice, Listing Nota, No
Voucher yang dapat digunakan Keuangan untuk melakukan verifikasi dan ketika
semua sesuai, maka Pembayaran dilakukan.
Saya tidak akan menjelaskan
variasi dari sistem tersebut karena pasti ada kondisi yang bisa berubah atau
tidak terduga. Yang jelas seorang CFO atau COO haruslah pandai membuat sistem
serta variasinya sehingga setiap kondisi tetap terkendali. Ada juga sistem yang
dibuat CFO atau COO sehingga malah menjadikan batu sandungan buat perusahaan,
karena ingin terlalu ketat tetapi malah membuat perusahaan rugi karena
operasional terhambat.
Terimakasih semuanya…
Walaikumsalam Wr.Wb
No comments:
Post a Comment